在選定了活動(dòng)地點(diǎn)，確定了宴會(huì)菜單，和活動(dòng)會(huì)場方面、場記、照明師、音響師等商定了適用的房間布局以及各項(xiàng)工作的物流和時(shí)間安排之后，還需要再敲定布景和娛樂活動(dòng)的方案，然后方可簽訂合同。如果布景工作精細(xì)繁復(fù)，則還需要考慮搬運(yùn)安裝和拆卸設(shè)備的時(shí)間，必須了解各個(gè)環(huán)節(jié)的安排，并確保所有安排都井井有條，因?yàn)楦鱾�(gè)方面都都環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)而動(dòng)全身。如果布最工作和娛樂設(shè)備的安裝需要比較大的空間，別人先不要擺放餐桌。計(jì)劃周詳才可以避免無用功。

如果預(yù)先不進(jìn)行周詳?shù)目紤]和計(jì)劃，那么失去的不僅僅是時(shí)間、精力和金錢，有時(shí)甚至令人失去耐心。

首先要考慮你想要營造什么樣的氛圍以及如何去營造這種氛圍，之后制訂出相應(yīng)的物流方案。若想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，都有哪些要求? 活動(dòng)雖然各不相同，但是在一次活動(dòng)中所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)卻可以起到舉一反三的功效，你想要營造熱情的氣氛，還是某種截然不同的感受?

事例

在某個(gè)真實(shí)城堡的地牢里舉辦了一次捉鬼主題活動(dòng)策劃。當(dāng)客人在狹窄、潮濕的地道中艱難地前進(jìn)時(shí)，迎接他們的是黑暗中搖曳的燭光、周圍傳來的陰森恐怖的聲音以及突如其來的閃光。忽然，客人又置身于洋溢著活潑氣氛的老式馬廄中�；顒�(dòng)策劃師希望聚會(huì)的開場能給人留下深刻的印象，而這一安排確實(shí)令所有人難忘。

如果在召開會(huì)議期間要舉辦一個(gè)主題活動(dòng)，可以從客人離開會(huì)議室進(jìn)入酒店房間時(shí)就開始烘托活動(dòng)氛圍。如果是萬圣節(jié)的晚會(huì)活動(dòng)，可以設(shè)計(jì)無數(shù)黑暗中閃光的手掘著活動(dòng)的請柬遞送給客人； 如果是水族館豪華晚宴，可以在房間里，甚至是充水的浴缸里擺放充氣海豚，讓海豚拿著請柬；如果是一日輪滑課程，可以為每個(gè)房送去一只兒童輪滑鞋，鞋里裝著趣味糖果和一張請柬。(第二天，攜帶兒童的客人可以到服務(wù)臺用那只請柬輪滑鞋換到一雙尺碼合適的輪滑鞋。

剩余的輪滑鞋可以捐給慈善機(jī)構(gòu))

讓客人剛剛步人會(huì)場就感受到歡快的氣氛，從而自然而然產(chǎn)生出某種明盼。首先映人客人眼簾的是什么?是否吸引眼球?是否有人專門負(fù)責(zé)迎賓工作? 房間內(nèi)的一切是否已經(jīng)準(zhǔn)備就緒?還是準(zhǔn)備工作尚未完成？某酒店舉行開業(yè)典禮，典禮的時(shí)間一拖再拖，而且更改時(shí)間的通知還是手寫的。按時(shí)到達(dá)的客人透過百葉窗看到了里面什么都沒有準(zhǔn)備好，于是只好回去了。房間內(nèi)的溫度如何一太高還是太低?隨著到場客人的增加，要對溫度進(jìn)行調(diào)整。調(diào)低空調(diào)的溫度時(shí)，要多久房間的溫度才能降下來?餐飲是否齊備? 食品是否色香味俱全? 是否讓人產(chǎn)生食欲? 是否有足夠的服務(wù)人員? 某活動(dòng)會(huì)場為了表現(xiàn)自己的能力，在一次活動(dòng)中聘請了低于所需數(shù)量的廚師。結(jié)果，廚房的工作人員無比慌亂又錯(cuò)誤百出。端上桌的河蚌還沒熟，兩殼還沒有張開。自助餐的食物過于復(fù)雜不便食用。取餐的客人排著長隊(duì)，其他食品準(zhǔn)備得又不充足。另有一次游艇發(fā)布會(huì)，旨在展示游艇的新娛樂功能——博彩。游艇上準(zhǔn)備了舞曲音樂帶。但是來參加活動(dòng)的客人都是商界人士，第一次見面，彼此不熟悉，又沒有帶配偶，因

此沒人愿意跳舞。游艇上準(zhǔn)備的博彩籌碼只夠每個(gè)人玩10分鐘左右，而游艇的行程要持續(xù)三個(gè)多小時(shí)，艇上又沒有其他的娛樂設(shè)施。游艇上的賭博只是為了娛樂，而不是為了贏錢或獎(jiǎng)品，因此沒有準(zhǔn)備更多的籌碼。有些客人意猶未盡，想繼續(xù)玩下去而不得。最后游艇上的食物也吃光了，更是讓原本就已尷尬的局面雪上加霜。活動(dòng)還邀請了電視臺來拍攝一些歡快、激動(dòng)的場面，結(jié)果只能不了了之。

|小貼士

如果包租游艇，那么要制訂應(yīng)急方案。某游艇就曾經(jīng)在中途出現(xiàn)故障，花了幾個(gè)小對的時(shí)間才修好。

將活動(dòng)的所有環(huán)節(jié)從頭至尾考慮-遍。親臨現(xiàn)場去感受、去查看。你要將客人從步人會(huì)場到離開的整個(gè)活動(dòng)過程在頭腦中考慮一遍。如何才能做到最好? 將合同中的所有內(nèi)容細(xì)細(xì)梳理一遍，確保所有費(fèi)用都列人預(yù)算。在看合同條款，是否符合了各項(xiàng)要求? 相關(guān)許可證是否全部辦妥? 要進(jìn)行核查。如果條件允許，最好請人對合同和費(fèi)用再次核查。所謂旁觀者清，別人可能會(huì)發(fā)現(xiàn)你忽略的問題。如果對費(fèi)用和策劃進(jìn)行了仔細(xì)的研究和改進(jìn)，那么活動(dòng)就可以有條不素、一帆風(fēng)順。相反，如果倉促地簽訂了合同，那么在實(shí)際活動(dòng)的費(fèi)用和組織方面就一定存在著大的風(fēng)險(xiǎn)。